Onnistunut perintä ei perustu pelkästään prosesseihin, lukuihin ja teknologiaan. Yhtä tärkeää on toimiva viestintä velallisen ja velkojan välillä. Ajatus ei ole uusi, mutta käytännössä harva osapuoli hallitsee sen hyvin.

Hyvä viestintä auttaa usein löytämään rakentavan ratkaisun tilanteessa, joka kuormittaa yleensä molempia osapuolia.

Tässä artikkelissa tarkastelemme hyvän viestinnän merkitystä perinnässä – niin maksumuistutusvaiheessa kuin varsinaisessa perintäprosessissa.

Saat myös käytännön vinkkejä siihen, miten velkojana voit rakentaa hyvää vuoropuhelua asiakkaidesi kanssa ja mitä tehdä, jos yhteyttä ei synny tai keskustelu katkeaa.

Miksi hyvä viestintä on tärkeää?

Hyvä viestintä on tärkeää sekä velalliselle että velkojalle, sillä se voi ratkaista monia niitä haasteita, joita avoimiin saataviin ja laskutuksen eri vaiheisiin lähes väistämättä liittyy.

Velalliselle voi olla suuri etu kertoa avoimesti omasta taloudellisesta tilanteestaan. Jos koko summaa ei ole mahdollista maksaa heti, moni velkoja ja perintäkumppani on valmis keskustelemaan vaihtoehdoista.

Kun velallinen kertoo tilanteestaan rehellisesti, velkojalla on paremmat mahdollisuudet reagoida tarkoituksenmukaisesti. Ratkaisuna voi olla esimerkiksi maksusuunnitelma, maksulykkäys tai muu käytännöllinen järjestely. Moni velallinen kokee kuitenkin häpeää siitä, ettei pysty hoitamaan maksujaan sovitusti. Siksi yhteydenotto jää helposti tekemättä, mikä johtaa usein siihen, että tilanne vain pitkittyy ja turhautuminen kasvaa.

Vastuu hyvästä viestinnästä ei kuitenkaan ole vain velallisella. Myös velkojan kannattaa pyrkiä rakentavaan ja asialliseen yhteydenpitoon. Se voi helpottaa ratkaisun löytymistä ja antaa velalliselle selkeämmän kuvan tilanteesta.

Hyvä viestintä toimii molempiin suuntiin

Kuten monessa muussakin suhteessa, hyvä viestintä toimii parhaiten silloin, kun molemmat osapuolet osallistuvat siihen. Velallisen on tärkeää suhtautua velkojaan asiallisesti, ja velkojan tulee kohdella velallista kunnioittavasti.

Ilman molemminpuolista vuorovaikutusta keskustelusta tulee harvoin rakentavaa. Silloin myös kestävien ratkaisujen, kuten toimivan maksusuunnitelman, löytäminen on vaikeampaa.

Jos velallinen ei vastaa yhteydenottoihin tai ei halua keskustella tilanteesta lainkaan, velkojan on arvioitava seuraavia askeleitaan. Käytännössä tämä voi tarkoittaa sitä, että asia siirtyy maksumuistutusvaiheesta varsinaiseen perintään.

Miten hyvä vuoropuhelu syntyy?

Hyvän vuoropuhelun rakentaminen vaatii usein aktiivisuutta molemmilta osapuolilta.

Velkojalle tämä voi olla haastavaa kiireisen arjen keskellä, eikä aikaa henkilökohtaiseen yhteydenpitoon aina ole paljon. Silti yksi tehokkaimmista tavoista käynnistää keskustelu on ottaa suoraan yhteyttä velalliseen esimerkiksi puhelimitse. Näin voidaan nopeasti selvittää, onko velallinen valmis keskustelemaan tilanteesta ja etsimään ratkaisua.

Käytännössä on usein helpompaa lähettää maksumuistutus sähköpostitse tai kirjeenä, mutta tällaiset viestit eivät aina yksin riitä luomaan todellista vuoropuhelua.

Myös velalliselle yhteydenotto voi olla vaikeaa. Syynä ei yleensä ole se, ettei yhteydenotto olisi mahdollista, vaan pikemminkin se, että tilanne kuormittaa henkisesti. Taloudellisista vaikeuksista puhuminen ei ole helppoa, mutta juuri siksi asiaan tarttuminen ajoissa on tärkeää.

Selkeä suositus velalliselle onkin tämä: ota yhteyttä. Moni huomaa, että velkojat ja perintäalan toimijat ovat valmiita keskustelemaan tilanteesta ja etsimään ratkaisun, joka auttaa viemään asian päätökseen. Usein vaihtoehtoina voivat olla esimerkiksi maksusuunnitelma tai määräaikainen maksujärjestely – kunhan yhteys saadaan avattua ja sovituista asioista pidetään kiinni.

Maksamattomat laskut ovat monelle yritykselle tuttu haaste. Ennemmin tai myöhemmin useimmat yrittäjät kohtaavat asiakkaan, jonka maksu viivästyy tai maksua ei tule  lainkaan. Kun työ on tehty tai palvelu toimitettu, yrityksellä on luonnollisesti oikeus saada siitä maksu.

Hyvä uutinen on, että riskiä voi pienentää huomattavasti. Kun tunnet asiakkaasi paremmin, asetat selkeät ehdot ja toimit johdonmukaisesti, voit välttää monia ongelmia jo ennen kuin ne ehtivät syntyä.

Tässä 10 käytännön vinkkiä, joiden avulla voit tunnistaa riskit ajoissa ja välttää huonoja maksajia.

1. Tunne asiakkaasi

Mitä enemmän tiedät asiakkaasta etukäteen, sitä paremmat mahdollisuudet sinulla on arvioida, onko yhteistyö turvallista. Tarkista asiakkaan taustat, yhteystiedot ja yrityksen perustiedot huolellisesti. Yritystietopalvelut, hakukoneet, verkkosivut ja julkiset rekisterit voivat antaa paljon hyödyllistä tietoa.

Moni yritys laiminlyö tämän vaiheen, vaikka juuri alussa tehty taustatyö voi säästää paljon aikaa ja rahaa myöhemmin. On myös hyvä selvittää, onko asiakkaalla jo ennestään merkkejä maksuvaikeuksista tai muuta, mikä viittaa kohonneeseen riskiin.

2. Sovi kaikki kirjallisesti

Luottamus on tärkeää, mutta pelkkä suullinen sopimus ei aina riitä, jos myöhemmin syntyy erimielisyyttä siitä, mitä on sovittu.

Siksi kaikki keskeiset asiat kannattaa vahvistaa kirjallisesti. Tämä koskee esimerkiksi työn sisältöä, hintaa, maksuehtoja, toimitusta ja mahdollisia viivästystilanteita. Selkeä kirjallinen dokumentaatio helpottaa myös mahdollisia myöhempiä muistutus– ja perintätoimia.

Kun asiakas tietää jo alussa, miten maksamattomia laskuja käsitellään, se voi myös lisätä maksuhalukkuutta.

3. Lähetä lasku heti

Yllättävän moni yritys odottaa liian pitkään ennen laskun lähettämistä. Mitä nopeammin lasku lähtee asiakkaalle työn tai toimituksen jälkeen, sitä luonnollisemmin asiakas kokee, että myös maksu tulee hoitaa nopeasti.

Jos lasku lähetetään vasta viikkojen päästä, asiakas saattaa suhtautua maksamiseen rennommin ja siirtää sitä eteenpäin. Samalla yrityksen kassavirta heikkenee turhaan.

Sama periaate koskee myös viivästyneitä maksuja: mitä pidempään odotat, sitä vaikeammaksi rahojen kotiuttaminen usein muuttuu. 

4. Luo selkeä muistutusprosessi ja ehdot

Yritykselläsi pitäisi olla selkeät prosessit sille, miten avoimia laskuja seurataan ja miten maksuviiveisiin reagoidaan.

Asiakkaan on hyvä tietää jo etukäteen, millaiset maksuehdot ovat voimassa ja mitä tapahtuu, jos maksu viivästyy. Jos maksua ei kuulu, on tärkeää toimia nopeasti ja johdonmukaisesti.

Voit hoitaa muistutukset itse tai käyttää kumppania, mutta olennaista on se, että prosessi on selkeä ja sitä noudatetaan joka kerta. Kun toimintamalli on läpinäkyvä ja johdonmukainen, mahdollisuudet saada saatavat kotiutettua paranevat.

5. Ole johdonmukainen

Jos yritykselläsi on sovittu toimintatapa maksuviiveisiin, siitä kannattaa pitää kiinni.

Jos asiakkaalle annetaan esimerkiksi tietty lisäaika maksaa, seuraava askel kannattaa ottaa heti sen päätyttyä. Jos sääntöjä sovelletaan eri tavalla eri asiakkaisiin tai niistä joustetaan toistuvasti, se voi heikentää maksukuria.

Johdonmukainen toiminta viestii, että maksuehdoista pidetään kiinni ja että laskut halutaan hoitaa ajallaan.

6. Tee taustatarkistus ja arvioi maksukyky

Uusien asiakkaiden taustojen tarkistaminen on yksinkertainen mutta tehokas tapa vähentää riskiä.

Voit tarkistaa esimerkiksi yrityksen julkisia tietoja, aiempaa toimintaa, mahdollisia arvosteluja sekä saatavilla olevia taloustietoja. Suomessa on myös palveluja, joiden avulla yritysten luottotietoja ja maksukykyä voidaan arvioida.

Jos asiakkaalla on merkkejä maksuvaikeuksista tai heikko maksukäyttäytyminen, kannattaa pohtia tarkkaan, onko luoton myöntäminen järkevää.

7. Tarkastele asiakkaan taloudellista tilannetta

Jos kyseessä on yritysasiakas, sen taloudellinen tilanne voi kertoa paljon yhteistyöhön liittyvästä riskistä.

Tilinpäätöstiedot, oma pääoma, maksuvalmius ja muu taloudellinen kehitys voivat antaa viitteitä siitä, kuinka hyvin yritys pystyy suoriutumaan maksuistaan. Yksittäinen tunnusluku ei tietenkään kerro kaikkea, mutta kokonaiskuva on hyödyllinen.

Erityisen hyvä tapa arvioida tilannetta on verrata yritystä saman alan muihin toimijoihin. Näin saat realistisemman kuvan siitä, onko asiakkaan talous kunnossa vai poikkeaako se negatiivisesti toimialan tasosta.

8. Harkitse ennakkomaksua

Moni maksuongelma voidaan välttää kokonaan, jos yritys pyytää ennakkomaksua tai osamaksua jo ennen työn aloittamista tai toimitusta.

Tämä ei sovi kaikkiin tilanteisiin, mutta monilla toimialoilla se voi olla erittäin toimiva ratkaisu. Erityisesti silloin, kun projekti vaatii suuria materiaalihankintoja tai sitoo paljon resursseja, ennakkomaksu voi suojata yrityksen kassavirtaa merkittävästi.

Jos asiakas on valmis maksamaan osan summasta etukäteen, viestii se usein sitoutumisesta. Jos taas asiakas vastustaa kohtuullista ennakkomaksua ilman selvää syytä, se voi olla varoitusmerkki.

9. Luota myös omaan arvioosi

Taustatiedot, tunnusluvut ja prosessit ovat tärkeitä, mutta myös oma liiketoimintavaistosi on arvokas työkalu.

Jos jokin asiakkaassa, tilanteessa tai neuvottelussa tuntuu oudolta, tunnetta ei kannata sivuuttaa liian helposti. Vaikka paperilla kaikki näyttäisi hyvältä, käytännön vaikutelma voi kertoa paljon.

Hyvä harkintakyky, terve epäilys ja kokemus ovat usein yhtä arvokkaita kuin mikään yksittäinen raportti.

10. Varaudu jo etukäteen siihen, mitä teet, jos asiakas ei maksa

Jos asiakas ei maksa muistutuksista huolimatta, silloin ei ole paras hetki alkaa etsiä ratkaisua kiireessä. Siksi kannattaa miettiä etukäteen, kuka auttaa, jos lasku täytyy siirtää seuraavaan vaiheeseen.

Yrityksellä on hyvä olla valmiiksi suunnitelma siitä, milloin asia siirtyy perintään ja kuka sen hoitaa. Kun kumppani tai toimintamalli on valittu valmiiksi, voit toimia nopeasti eikä avoin saatava jää roikkumaan liian pitkäksi aikaa.

Nopea reagointi parantaa yleensä mahdollisuuksia saada maksu kotiutettua.

Ennaltaehkäisy on aina paras ratkaisu

Huonojen maksajien välttäminen ei perustu yhteen yksittäiseen keinoon, vaan useiden hyvien käytäntöjen yhdistelmään. Kun tunnet asiakkaasi, sovit asiat kirjallisesti, laskutat nopeasti ja toimit johdonmukaisesti, riskit pienenevät selvästi.

Kaikkia maksuongelmia ei voi estää, mutta hyvällä valmistautumisella ja selkeillä prosesseilla voit vähentää niitä merkittävästi ja suojata yrityksesi kassavirtaa paremmin.