Huolehdimme henkilökohtaisesta tiedostasi

• Collectia kerää ja vastaanottaa mm. henkilötietoja seuraavasti:
• Rekisteröidyiltä itseltään (mukaan lukien johto, omistajat, työntekijät)
• Rekisteröidyn ilmoituksen yhteydessä uutiskirjeestä
• Asian osapuolelta
• Eri rekistereistä
• Sosiaalisen median, mainonta- ja analyysivaihdon sekä erilaisten yleisesti saatavilla olevien tietokantojen / rekistereiden kautta
• Selaimen evästeiden kautta kun käytät Collectian verkkosivustoa. (lue lisää evästeistä https://collectia.fi/tietokeskus/evastekaytanto/ )

Ennen asiakassopimusta voidaan käydä keskusteluja sähköpostitse, puhelimitse tai chatissa. Collectia käsittelee myös asiakkaan tarpeiden arvioimiseksi olevia tietoja mm

• Yrityksen nimi ja mahdollisten yhteyshenkilöiden nimet
• Yrityksen osoite
• Sähköposti
• Puhelinnumero

Tehdessään yhteistyösopimuksia, mukaan lukien asiakassopimukset, Collectia käsittelee laajan valikoiman tietoja, jotka takaavat oikean hyödyn saamisen ja että asiakas, yhteistyökumppani ja hänen yhteyshenkilönsä tunnistetaan oikein. Tietoja käytetään myös viestinnän sopeutumisen varmistamiseen, sekä palvelun kehittämiseen ja parantamiseen. Collectia käsittelee mm seuraavat tiedot:

• Yrityksen nimi ja mahdolliset yhteyshenkilöt, mukaan lukien yritysjohtajat ja henkilökohtaisella vastuulla rekisteröidyt henkilöt
• CVR -numero
• CPR -numero, henkilökohtaisessa vastuussa olevia henkilöitä
• Yrityksen ja mahdollisten yritysjohtajien osoite
• Sähköposti
• Puhelinnumero
• Pankki – ja maksutiedot
• Yritysala
• Julkisten rekistereiden yrityskirjanpidot

Oikean ja tyydyttävän palvelun toimittamisen ja oikean laskutuksen varmistamiseksi Collectia käsittelee seuraavaa

• Kaikissa yllä olevissa, kohdassa 6 luetellut tiedot
• Erilaiset pyynnöt, jotka saattavat sisältää henkilökohtaisia tietoja
• Anonyymit tiedot raporttien, tilastojen jne. käyttöä varten.
• Maksuhistoria

Tarkoitus on asettaa pääkehys sille, miten käsittelemme henkilötietoja hyvin.

Tietosuoja-asetuksen 5 ja 9 artikla

9.1. Henkilötietojen luokittelu

Collectiassa olemme päättäneet luokitella henkilötiedot, kun käsittelemme niitä.

Luokittelulla on mm. merkitys, kun arvioimme käsittelyn lailliseksi tekemisen perustan, kun erotellaan tavallisten ja arkaluonteisten henkilötietojen käsittely. Lisäksi käytämme luokitusta arvioidessamme, suunnitellessamme ja toteuttaessamme teknisiä ja organisatorisia turvatoimenpiteitä ja valvontaa henkilötietojen suojaamiseksi. Luokittelumalli on selitetty “Luokittelua koskevissa ohjeissa ja henkilötietojen käsittelyn perusperiaatteissa”.

9.2 Henkilötietojen käsittelyn perusperiaatteet

Käsittelemme henkilötietoja tällä alalla sovellettavien sääntöjen mukaisesti. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että käsittelemme henkilötietoja vain laillisiin, kohtuullisiin ja laillisiin tarkoituksiin, jotka voimme dokumentoida.

Keräämme, tallennamme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen käsittelyvaatimusten täyttämiseksi. Siksi varmistamme aktiivisesti, että henkilötietojen kerääminen ja käsittely minimoidaan tarpeelliseksi.

Rajoitamme henkilötietojen käsittelyä siten, että emme käsittele niitä tavalla, joka on ristiriidassa alkuperäisen tarkoituksen kanssa. Lisäksi varmistamme, että henkilötietoja ei säilytetä pidempään kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen saavuttamiseksi. Kun henkilötietoja ei enää tarvita, varmistamme, että ne joko poistetaan sääntöjemme mukaisesti tai että toteutetaan muita teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, kuten nimettömyys, jotta rekisteröityä ei voida enää tunnistaa henkilötietojen perusteella. tiedot.

Jos henkilötiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia / puuttuu käsittelyn tarkoituksen mukaisesti, varmistamme, että ne päivitetään tai poistetaan.

Henkilötietojen käsittelyn perusperiaatteita koskevat vaatimukset selitetään luvussa “Henkilötietojen luokittelun ohjeet ja henkilötietojen käsittelyn perusperiaatteet”.

Varmistamme, että se on oikeusperusta käsitellessämme henkilötietoja. Siksi on esitettävä vähintään yksi seuraavista henkilötietojen käsittelyn perusteista.

Yleisten henkilötietojen perusta:

• Suostumus– rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn.
• Sopimus– käsittely on välttämätöntä, jotta voidaan täyttää tai tehdä sopimus, johon rekisteröity on osa.
• Lakisääteinen velvoite– käsittely on välttämätöntä laillisen velvoitteen noudattamiseksi.
• Elintärkeät edut– käsittely on välttämätöntä rekisteröidyn elintärkeiden etujen suojaamiseksi.
• Etujen tasapaino– käsittely on välttämätöntä oikeutetun edun saavuttamiseksi.

Arkaluonteisten henkilötietojen perusta (erilainen kuin yleisten henkilötietojen perusta):

• Suostumus– rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn.
• Elintärkeät edut– käsittely on välttämätöntä rekisteröidyn tai toisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi tapauksissa, joissa kyseinen henkilö ei pysty antamaan suostumusta käsittelyyn.
• Rekisteröityjen julkaiseminen– rekisteröity on itse julkaissut henkilötiedot.
• Lakivaatimus– käsittely on merkityksellistä lain vaatimuksen yhteydessä.

Suostumus

Ellei käsittely tapahdu rekisteröidyn suostumuksen perusteella, varmistamme, että suostumus annetaan vapaaehtoisesti ja että se on muotoiltu helposti ymmärrettävällä kielellä, jotta rekisteröidyllä ei ole epäilyksiä siitä, mikä suostumus on annettu. Lisäksi varmistamme, että suostumus saadaan aktiivisen asiakirjan kautta, jotta rekisteröidyt esim. täytyy napsauttaa ok, allekirjoittaa tai vastaavaa hyväksyäksesi suostumuksen. Lisäksi varmistamme, että rekisteröidylle ilmoitetaan, että suostumus voidaan aina peruuttaa. Käsittelyperustaa, mukaan lukien suostumus, koskevat vaatimukset selitetään “Henkilötietojen laillista käsittelyä koskevissa ohjeissa”.

Siirrämme henkilötietoja vain EU: n ja ETA: n ulkopuolisiin maihin (Euroopan taloudellinen yhteistyö), ellei meillä ole tähän laillista, kohtuullista ja laillista perustaa, ja voimme varmistaa riittävän suojan.

Vaatimukset henkilötietojen siirtämiselle EU: n ja ETA: n ulkopuolisiin maihin on selitetty ohjeissa henkilötietojen siirtämisestä EU: n ja ETA: n ulkopuolisiin maihin.

Pidämme luetteloa käsittelemistämme henkilötiedoista ja varmistamme aktiivisesti, että luettelo päivitetään. Luettelon säännöllisen päivittämisen varmistamiseksi olemme nimenneet Collectiaan joitain johtajia (Charlotte Møller, Charlotte Boysen, Nico Løje ja Julie Boldsen), jotka vastaavat luettelon ylläpidosta. Luetteloa käytetään mm. osana dokumentointivelvollisuutta, jos tietosuojavaltuutettu tulee valvomaan, ja perustana rekisteröidylle aiheutuvien riskien arvioimiseksi käsiteltäessä hänen henkilötietojaan.

Henkilötietoja käsittelevien työntekijöiden on ilmoitettava vastuuhenkilöille (Charlotte Møller, Charlotte Boysen, Nico Løje ja Julie Boldsen) henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä muutoksista ja vastaavista.

Luettelon laatimista koskevat vaatimukset on selitetty kohdassa “Hoitotoimenpiteiden luettelon ohjeet”.

Varmistamme rekisteröidyn oikeudet esimerkiksi käsitellä henkilötietojaan avoimella ja tietoon perustuvalla tavalla. Tämä tarkoittaa, että ilmoitamme rekisteröidylle, että käsittelemme hänen henkilötietojaan ja millä tavalla, jotta rekisteröidyllä on mahdollisuus puolustaa oikeuksiaan.

Tämän lisäksi autamme rekisteröityä käyttämään oikeuksiaan ja käsittelemme rekisteröidyn pyynnön puolustaa hänen oikeuksiaan. Kun kommunikoimme rekisteröidyn kanssa, teemme sen ytimekkäästi ja selkeällä ja helposti ymmärrettävällä kielellä.

Alla on luettelo oikeuksista, joissa autamme rekisteröityä, jos hän sitä pyytää:

• Katsaus henkilötietojen käsittelyyn
• Korjaus, jos henkilötiedot ovat virheellisiä tai puuttuvat
• Käsittelemiemme henkilötietojen poistaminen (katso kohta 14 “Tietojen poistaminen”)
• Henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen
• Henkilötietojen luovuttaminen tai siirto sisäisesti tai ulkopuolisille yrityksille
• Henkilötietojen käsittelyä koskevan riidan käsittely.

Jos teemme päätöksiä, jotka vaikuttavat merkittävästi rekisteröityyn, varmistamme, että päätöstä ei tehdä yksinomaan automaattisessa käsittelyssä tai profiloinnissa.

Emme välitä henkilötietoja yhteistyökumppaneille tai muille ulkopuolisille organisaatioille, ellei rekisteröity ole antanut suostumusta tai meillä on laillinen velvollisuus välittää henkilötietoja.

Tapauksissa, joissa olemme välittäneet henkilötietoja Collectian ulkopuolisille yrityksille, varmistamme, että näille yrityksille ilmoitetaan kaikista korjauksista, poistamista tai rajoituksista, joihin on ryhdytty.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevat vaatimukset on selitetty kohdassa “Rekisteröidyn oikeuksien ohjeet”

Jos haluat käyttää oikeuksiasi yllä olevan osan mukaisesti, lähetä sähköpostia osoitteeseen gdpr@collectia.dk.

Pyrimme vastaamaan kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Huomaa, että turvallisuussyistä sinun tulee vahvistaa henkilöllisyytesi ennen kuin pyyntösi voidaan käsitellä.

Käsittelemällä henkilötietoja arvostamme, kun olemme rekisterinpitäjiä, tietojenkäsittelijöitä tai meillä on jaettu vastuu (yhteinen rekisterinpitäjä).

15.1 Rekisterinpitäjä

Sikäli kuin olemme rekisterinpitäjiä, varmistamme, että kaikki käyttämämme tietojenkäsittelijät voivat tarjota tarvittavat suojaustakeet henkilötietojen käsittelylle. Lisäksi varmistamme, että heille opetetaan, miten he voivat käsitellä henkilötietoja puolestamme, ja että on tehty tietojenkäsittelijäsopimus, joka täyttää sovellettavien sääntöjen vaatimukset.

15.2 Tietojenkäsittelijä

Sikäli kuin olemme tietojenkäsittelijöitä, varmistamme, että käsittelemme henkilötietoja vain rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti.

Lisäksi varmistamme, että emme käytä muita tietojenkäsittelijöitä (alitietojenkäsittelijöitä), mutta että rekisterinpitäjä on hyväksynyt tämän.

Siltä osin kuin olemme saaneet rekisterinpitäjältä kirjallisen hyväksynnän, varmistamme, että ilmoitamme rekisterinpitäjälle, jos aiomme korvata käytetyt tietojenkäsittelijät tai tehdä sopimuksia uusien kanssa, jotta rekisterinpitäjällä on mahdollisuus kiistää tällaiset muutoksia.

Siltä osin kuin rekisterinpitäjä on hyväksynyt, että käytämme muita tietojenkäsittelijöitä (osaprosessoreita), varmistamme, että ne täyttävät ainakin rekisterinpitäjän asettamat vaatimukset.

15.3 Yhteinen rekisterinpitäjä

Jos olemme yhdessä vastuussa tiedoista toisen organisaation kanssa, varmistamme, että olemme asettaneet jaetun vastuun alalla sovellettavien sääntöjen noudattamisesta. Varmistamme myös, että velvollisuutemme rekisteröityä kohtaan, mukaan lukien se, kuka asettaa tiedot rekisteröidyn saataville, täytetään ja että tämä tapahtuu avoimella ja tietoisella tavalla. Rekisteröity voi kuitenkin vapaasti valita, mitä rekisterinpitäjää hän haluaa käyttää oikeuksiaan vastaan.

Rekisterinpitäjille ja käsittelijöille asetetut vaatimukset on selitetty “Ohjeet rekisterinpitäjille ja käsittelijöille”.

Tarkoituksena on tunnistaa rekisteröidylle mahdollisesti aiheutuvat riskit käsiteltäessä hänen henkilötietojaan.

Käsittelemällä henkilötietoja arvioimme rekisteröidylle aiheutuvia riskejä käsitellessään hänen henkilötietojaan. Suoritamme arvioinnin tekemiemme hoitotoimenpiteiden ja käyttämiemme järjestelmien perusteella, jotta saamme yleiskuvan riskeistä. Riskit lasketaan ja tunnistetaan sen perusteella, mitä seurauksia rekisteröidylle aiheutuu hänen henkilötietojensa käsittelystä, sekä todennäköisyyden seurausten syntymiselle.

Ylin johto dokumentoi ja hyväksyy riskinarvioinnin.

Menetelmä rekisteröityjen henkilöiden riskien arvioimiseksi henkilötietoja käsiteltäessä on selitetty kohdassa “Rekisteröityjen henkilöiden riskien arviointia koskevat ohjeet”.

Jos rekisteröidyn riskiarvioinnissa arvioidaan, että henkilötietojen käsittelyyn liittyy todennäköisesti suuri riski rekisteröidyn oikeuksille tai vapauksille, teemme vaikutustenarvioinnin. Vaikutusten arviointi auttaa määrittämään toimenpiteet, joiden uskomme vastaavan näihin riskeihin. Jos aiotut tekniset ja organisatoriset turvatoimenpiteet eivät pysty vastaamaan riskeihin riittävässä määrin, neuvomme tietotarkastuksen kanssa ennen henkilötietojen käsittelyä.

Vaikutusten arviointien laatimista koskevat vaatimukset on selitetty kohdassa “Vaikutusten arviointia koskevat ohjeet”

Varmistamme, että henkilötietojen käsittelyssä turvataan riittävä turvallisuustaso sekä teknisesti että organisatorisesti.

18.1 Turvallisuuden hallinta

Valmistellun riskianalyysin ja vaikutusten arvioinnin perusteella määritämme, mikä suojaustaso ja mitkä turvatoimet on toteutettava riittävän suojaustason varmistamiseksi henkilötietoja käsiteltäessä.
Tässä yhteydessä harkitsemme seuraavia ehtoja:

• Pseudo-nimettömyyden, salauksen ja nimettömyyden käyttö.
• Luottamuksellisuuden ja eheyden varmistaminen.
• Järjestelmän saatavuus ja joustavuus.
• Kyky luoda käsiteltyjen henkilötietojen saatavuus ja käyttö kohtuullisessa ajassa (varmuuskopiointi).
• Tunnistetut riskit, joita henkilötietojen käsittelyyn liittyy, esimerkiksi vahingossa tai laittomassa tuhoamisessa, katoamisessa, muuttamisessa tai luvattomassa siirtämisessä tai käsitellyn henkilötietojen saatavuudessa, mikä voi johtaa fyysiseen, aineelliseen tai aineettomaan vahinkoon.

Arvioimme jatkuvasti turvallisuustoimenpiteiden menettelyä, ja muutosten sattuessa turvallisuus testataan ja arvioidaan sen varmistamiseksi, että turvallisuustaso pysyy riittävänä.

18.2 Yksityisyydensuunnittelu / oletus

Varmistamme, että henkilötietojen käsittelyyn käytettävät ratkaisut suunnitellaan siten, että ne vähentävät rekisteröidyn yksityisyyden suojaa.

Lisäksi varmistamme, että henkilötietojen käsittelyyn käytetyissä ratkaisuissa suojausasetukset ovat oletusarvoisesti käytössä, jotta henkilötietoja ei kerätä tai käsitellä enempää kuin käsittelyn kannalta on tarpeen ja että henkilötietoja ei säilytetä kauemmin kuin on tarpeen.

Varmistamme myös, että henkilötietoja ei aseteta muiden saataville, vaan että mukana on luonnollinen henkilö, mikä tarkoittaa, että henkilötietojen luovuttaminen muille ei välttämättä tapahdu automaattisesti, esimerkiksi prosessin seurauksena.

Vaatimukset, jotka takaavat riittävän turvallisuuden henkilötietojen käsittelyssä, selitetään “Henkilötietojen turvallisen käsittelyn ohjeessa”

19.1 Ilmoitus tietotarkastukselle

Jos henkilötietojen turvallisuutta rikotaan, ilmoitamme siitä viipymättä ja viimeistään 72 tunnin kuluttua sen havaitsemisesta tietotarkastukselle. Jos on epätodennäköistä, että rikos aiheuttaisi vaaraa rekisteröidyn oikeuksille tai vapauksille, meillä ei ole velvollisuutta ilmoittaa siitä.

19.2 Ilmoitus rekisteröidylle

Jos rikokseen liittyy todennäköisesti suuri riski rekisteröidyn oikeuksille tai vapauksille, ilmoitamme myös rekisteröidyille rikoksesta ilman aiheetonta viivytystä ja ilmoitamme seuraukset heille.

Vaatimukset, joilla varmistetaan henkilötietojen tietoturvaloukkausten asianmukainen käsittely, selitetään luvussa “Tietoturvaloukkausten ohjeet”

Voimassa olevien sääntöjen mukaisesti Collectialla ei ole velvollisuutta nimittää tietosuojaneuvonantajaa. Mutta koska otamme vastuun henkilötietojen käsittelystä, olemme päättäneet nimittää PDK-ryhmän. PDK-tiimi on vastuussa siitä, että Collectia tuntee tietosuoja-alalla tuolloin voimassa olleet säännöt ja ylläpitää niitä. Lisäksi PDK-tiimillä on yleinen vastuu siitä, että tarvittavat toimintaperiaatteet ja ohjeet valmistellaan, niistä välitetään ja toteutetaan Collectiassa.

Työntekijöiden, jotka epäilevät tämän henkilötietokäytännön sisältöä tai ohjeita siitä, miten henkilötietoja tulisi käsitellä, miten rekisteröidyn oikeuksia tulisi noudattaa tai vastaavia, tulisi ottaa yhteyttä PDK-tiimiin aina. PDK-tiimi voi myös osallistua asiantuntijoina henkilötietoja sisältäviin projekteihin.

PDK: n yhteystiedot:

Sähköposti: gdpr@collectia.dk

Puhelinnumero: +45 77 30 14 00

21. Yhteys tietosuojavaltuutetulle