10 vinkkiä huonojen maksajien välttämiseen

Maksamattomat laskut ovat monelle yritykselle tuttu haaste. Ennemmin tai myöhemmin useimmat yrittäjät kohtaavat asiakkaan, jonka maksu viivästyy tai maksua ei tule  lainkaan. Kun työ on tehty tai palvelu toimitettu, yrityksellä on luonnollisesti oikeus saada siitä maksu.

Hyvä uutinen on, että riskiä voi pienentää huomattavasti. Kun tunnet asiakkaasi paremmin, asetat selkeät ehdot ja toimit johdonmukaisesti, voit välttää monia ongelmia jo ennen kuin ne ehtivät syntyä.

Tässä 10 käytännön vinkkiä, joiden avulla voit tunnistaa riskit ajoissa ja välttää huonoja maksajia.

1. Tunne asiakkaasi

Mitä enemmän tiedät asiakkaasta etukäteen, sitä paremmat mahdollisuudet sinulla on arvioida, onko yhteistyö turvallista. Tarkista asiakkaan taustat, yhteystiedot ja yrityksen perustiedot huolellisesti. Yritystietopalvelut, hakukoneet, verkkosivut ja julkiset rekisterit voivat antaa paljon hyödyllistä tietoa.

Moni yritys laiminlyö tämän vaiheen, vaikka juuri alussa tehty taustatyö voi säästää paljon aikaa ja rahaa myöhemmin. On myös hyvä selvittää, onko asiakkaalla jo ennestään merkkejä maksuvaikeuksista tai muuta, mikä viittaa kohonneeseen riskiin.

2. Sovi kaikki kirjallisesti

Luottamus on tärkeää, mutta pelkkä suullinen sopimus ei aina riitä, jos myöhemmin syntyy erimielisyyttä siitä, mitä on sovittu.

Siksi kaikki keskeiset asiat kannattaa vahvistaa kirjallisesti. Tämä koskee esimerkiksi työn sisältöä, hintaa, maksuehtoja, toimitusta ja mahdollisia viivästystilanteita. Selkeä kirjallinen dokumentaatio helpottaa myös mahdollisia myöhempiä muistutus– ja perintätoimia.

Kun asiakas tietää jo alussa, miten maksamattomia laskuja käsitellään, se voi myös lisätä maksuhalukkuutta.

3. Lähetä lasku heti

Yllättävän moni yritys odottaa liian pitkään ennen laskun lähettämistä. Mitä nopeammin lasku lähtee asiakkaalle työn tai toimituksen jälkeen, sitä luonnollisemmin asiakas kokee, että myös maksu tulee hoitaa nopeasti.

Jos lasku lähetetään vasta viikkojen päästä, asiakas saattaa suhtautua maksamiseen rennommin ja siirtää sitä eteenpäin. Samalla yrityksen kassavirta heikkenee turhaan.

Sama periaate koskee myös viivästyneitä maksuja: mitä pidempään odotat, sitä vaikeammaksi rahojen kotiuttaminen usein muuttuu. 

4. Luo selkeä muistutusprosessi ja ehdot

Yritykselläsi pitäisi olla selkeät prosessit sille, miten avoimia laskuja seurataan ja miten maksuviiveisiin reagoidaan.

Asiakkaan on hyvä tietää jo etukäteen, millaiset maksuehdot ovat voimassa ja mitä tapahtuu, jos maksu viivästyy. Jos maksua ei kuulu, on tärkeää toimia nopeasti ja johdonmukaisesti.

Voit hoitaa muistutukset itse tai käyttää kumppania, mutta olennaista on se, että prosessi on selkeä ja sitä noudatetaan joka kerta. Kun toimintamalli on läpinäkyvä ja johdonmukainen, mahdollisuudet saada saatavat kotiutettua paranevat.

5. Ole johdonmukainen

Jos yritykselläsi on sovittu toimintatapa maksuviiveisiin, siitä kannattaa pitää kiinni.

Jos asiakkaalle annetaan esimerkiksi tietty lisäaika maksaa, seuraava askel kannattaa ottaa heti sen päätyttyä. Jos sääntöjä sovelletaan eri tavalla eri asiakkaisiin tai niistä joustetaan toistuvasti, se voi heikentää maksukuria.

Johdonmukainen toiminta viestii, että maksuehdoista pidetään kiinni ja että laskut halutaan hoitaa ajallaan.

6. Tee taustatarkistus ja arvioi maksukyky

Uusien asiakkaiden taustojen tarkistaminen on yksinkertainen mutta tehokas tapa vähentää riskiä.

Voit tarkistaa esimerkiksi yrityksen julkisia tietoja, aiempaa toimintaa, mahdollisia arvosteluja sekä saatavilla olevia taloustietoja. Suomessa on myös palveluja, joiden avulla yritysten luottotietoja ja maksukykyä voidaan arvioida.

Jos asiakkaalla on merkkejä maksuvaikeuksista tai heikko maksukäyttäytyminen, kannattaa pohtia tarkkaan, onko luoton myöntäminen järkevää.

7. Tarkastele asiakkaan taloudellista tilannetta

Jos kyseessä on yritysasiakas, sen taloudellinen tilanne voi kertoa paljon yhteistyöhön liittyvästä riskistä.

Tilinpäätöstiedot, oma pääoma, maksuvalmius ja muu taloudellinen kehitys voivat antaa viitteitä siitä, kuinka hyvin yritys pystyy suoriutumaan maksuistaan. Yksittäinen tunnusluku ei tietenkään kerro kaikkea, mutta kokonaiskuva on hyödyllinen.

Erityisen hyvä tapa arvioida tilannetta on verrata yritystä saman alan muihin toimijoihin. Näin saat realistisemman kuvan siitä, onko asiakkaan talous kunnossa vai poikkeaako se negatiivisesti toimialan tasosta.

8. Harkitse ennakkomaksua

Moni maksuongelma voidaan välttää kokonaan, jos yritys pyytää ennakkomaksua tai osamaksua jo ennen työn aloittamista tai toimitusta.

Tämä ei sovi kaikkiin tilanteisiin, mutta monilla toimialoilla se voi olla erittäin toimiva ratkaisu. Erityisesti silloin, kun projekti vaatii suuria materiaalihankintoja tai sitoo paljon resursseja, ennakkomaksu voi suojata yrityksen kassavirtaa merkittävästi.

Jos asiakas on valmis maksamaan osan summasta etukäteen, viestii se usein sitoutumisesta. Jos taas asiakas vastustaa kohtuullista ennakkomaksua ilman selvää syytä, se voi olla varoitusmerkki.

9. Luota myös omaan arvioosi

Taustatiedot, tunnusluvut ja prosessit ovat tärkeitä, mutta myös oma liiketoimintavaistosi on arvokas työkalu.

Jos jokin asiakkaassa, tilanteessa tai neuvottelussa tuntuu oudolta, tunnetta ei kannata sivuuttaa liian helposti. Vaikka paperilla kaikki näyttäisi hyvältä, käytännön vaikutelma voi kertoa paljon.

Hyvä harkintakyky, terve epäilys ja kokemus ovat usein yhtä arvokkaita kuin mikään yksittäinen raportti.

10. Varaudu jo etukäteen siihen, mitä teet, jos asiakas ei maksa

Jos asiakas ei maksa muistutuksista huolimatta, silloin ei ole paras hetki alkaa etsiä ratkaisua kiireessä. Siksi kannattaa miettiä etukäteen, kuka auttaa, jos lasku täytyy siirtää seuraavaan vaiheeseen.

Yrityksellä on hyvä olla valmiiksi suunnitelma siitä, milloin asia siirtyy perintään ja kuka sen hoitaa. Kun kumppani tai toimintamalli on valittu valmiiksi, voit toimia nopeasti eikä avoin saatava jää roikkumaan liian pitkäksi aikaa.

Nopea reagointi parantaa yleensä mahdollisuuksia saada maksu kotiutettua.

Ennaltaehkäisy on aina paras ratkaisu

Huonojen maksajien välttäminen ei perustu yhteen yksittäiseen keinoon, vaan useiden hyvien käytäntöjen yhdistelmään. Kun tunnet asiakkaasi, sovit asiat kirjallisesti, laskutat nopeasti ja toimit johdonmukaisesti, riskit pienenevät selvästi.

Kaikkia maksuongelmia ei voi estää, mutta hyvällä valmistautumisella ja selkeillä prosesseilla voit vähentää niitä merkittävästi ja suojata yrityksesi kassavirtaa paremmin.